Effizienz- und Sicherheitsanalyse bei deutschen Unternehmen: 61 Prozent aller IT-Peripherie-Konzepte weisen erhebliche Mängel auf

Bei der Analyse untersuchten die IT-Experten von TOPCART die Unternehmen auf Geräteanzahl, -ausstattung, -platzierung, -leistungsparameter, -energieverbrauch sowie in relevanten Branchen auch auf IT-Sicherheit. Das Ergebnis: Deutsche Unternehmen verschwenden durch die falsche Ausstattung des Unternehmens mit Druckern, Scannern und Kopierern laut Experten knapp 30 Prozent ihrer Zeit und damit wertvolle Produktivität. Noch gravierender fällt das Ergebnis in der Kategorie Kosteneffizienz aus – hier könnten rund 35 Prozent der Ausgaben eingespart werden. Lediglich in Sachen Energieeffizienz sind die meisten Firmen heute weitgehend auf dem neuesten Stand der Technik. Nur 19 Prozent der Unternehmen wiesen Geräteparks mit niedrigen Energieeffizienzwerten auf.

Zeit ist Geld

Große Schwierigkeiten bereitet demnach vor allem die optimale Platzierung von Druckern und Scannern im Büro. Zu viele Druckgeräte, zu wenige, ungünstige Druckkonstellationen – bei 70 Prozent der geprüften Firmen ist die Verteilung nicht optimal. Wolf Mayer: „Viele Unternehmen vergessen, dass ein mangelndes IT-Peripherie-Management nicht nur unnötig Kosten verursacht, sondern auch die Produktivität ganzer EDV-gesteuerter Abteilungen bremst, z. B. weil die Wege zum nächsten Drucker viel zu weit sind oder sich zu viele Mitarbeiter einen Drucker teilen. Wer 30-mal am Tag zu einem Drucker läuft, der 30 Meter entfernt ist, und dort seine Ausdrucke von denen des Kollegen trennt, verschwendet wertvolle Zeit. Da können in bestimmten Berufen am Tag bis zu 30 Minuten zusammenkommen, pro Mitarbeiter.“ In Extremfällen können sogar 60 Prozent der aufs Drucken verwendeten Zeit eingespart werden – im Mittel betrug das Einsparpotenzial rund 30 Prozent. Laut der Analyse wird vor allem die ideale Drucker-Mitarbeiter-Relation von 5 Nutzern pro Gerät deutlich überschritten. Mayer: „Vor allem in Dienstleistungsbranchen werden zum Teil ganze Abteilungen mit bis zu 20 Mitarbeitern über ein Gerät abgewickelt. Das ist nicht nur im Arbeitsbetrieb wenig effizient, im Störfall wird damit eine ganze Abteilung lahmgelegt.“

Unnötige Kosten

Dabei wird oft vergessen, dass die Gesamtkosten für den Unterhalt des Druckerparks meist gar nicht mit der Anzahl der Drucker korrelieren. Mayer: „Die meisten Unternehmen denken, je weniger Drucker sie unterhalten, desto günstiger wird es. Dies ist schlicht falsch. Von den Unternehmen, deren IT-Peripherie nicht dem guten Standard entsprach, hatten rund 80 Prozent zu wenige Geräte, etwa 20 Prozent zu viele.“ Unabhängig von der Anzahl der Geräte könnten laut Topcart durch den Aufbau einer bedarfsgerechten IT-Peripherie in der Regel 30 Prozent, oft 40 Prozent der Kosten eingespart werden. Mayer: „Viele Firmen sind bei der Entscheidungsfindung, wie ihr Betrieb richtig ausgestattet werden muss, einfach überfordert und passen ihre Geräteparks nicht der Unternehmensentwicklung und dem individuellen Druckverhalten an. Hinzu kommt meist eine verwirrende Gerätevielfalt, die die Wartung erschwert.“ Besonders betroffen sind hier Firmen mit großen Backoffice-Abteilungen oder Dienstleistungsunternehmen. Relativ gut schnitten die Betriebe hingegen bei der Energieeffizienz der IT-Peripherie-Parks ab. Mayer: „Die aktuellen Geräte sind in Sachen Energieeffizienz in der Regel nicht zu beanstanden. Lediglich Geräte, die die klassischen Austauschzyklen von rund acht Jahren deutlich überschreiten, verursachen in der Regel Negativwerte.“

Sicherheitsmängel

Auch in Sachen Datensicherheit gibt es laut Topcart teils erhebliches Optimierungspotenzial. So wurden in Unternehmen datensicherheitsrelevanter Branchen (z. B. Versicherungen, Banken etc.) mangelnde IT-Peripherie-Konzepte festgestellt. Mayer: „Zum Teil landen Ausdrucke, zu denen nicht jeder Zugang haben darf, auf Gemeinschaftsdruckern. Zum anderen werden Geräte aber auch in Büros bestimmter Kollegen ,versteckt’, sodass der Zugang zum Drucker nur gewährleistet ist, wenn sich dieser Kollege gerade im Büro aufhält.“ Dies traf immerhin bei 18 Prozent der untersuchten Unternehmen zu. Dieselben Fehler werden aber auch in Buchhaltungs- und Personalabteilungen von Firmen aus allen Branchen gemacht.

Topcart untersuchte innerhalb von zwölf Monaten 200 Companys aus ganz Deutschland. Das Unternehmen gehört zu den Innovationsführern im Bereich Officedruck und IT-Peripherie und bietet herstellerübergreifend einzigartige Servicekonzepte zur Optimierung von Drucker- und Geräteparks hinsichtlich Kosten und Sicherheit. So beinhaltet das Servicepaket „save per page“ beispielsweise eine All-inclusive-Lösung, die alle Geräte, Servicearbeiten, notwendige Ersatzteile, Lohn- und Fahrtkosten sowie ein Folgegerät bei Bedarf inkludiert. So können rund 30 Prozent Kosten eingespart werden. Wolf Mayer: „Viele Serviceverträge bieten keine echte Kostenkontrolle und Budgetsicherheit, sind an Marken gebunden und gehen mit versteckten Kosten einher. Deshalb werden IT-Peripherie-Konzepte oft an den Bedürfnissen der Nutzer vorbeigeplant. Um Kosten, Zeit und letztendlich Energie zu sparen, sollten Unternehmen ihre IT-Peripherie von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand stellen.“


Über die TOPCART GmbH:

1993 in Erzhausen bei Darmstadt (Hessen) gegründet, beschäftigt TOPCART als Innovationsmarktführer im Bereich Officedruck- und IT-Peripherie-Konzepte heute nahezu 100 Mitarbeiter und verfügt über Repräsentanzen in 16 europäischen Ländern. Das Unternehmen ermöglicht seinen Kunden Kosteneinsparungen bei IT-Peripherie und Service um bis zu 30 Prozent. Dafür analysiert die Firma vorhandene Druckerparks in Unternehmen, Institutionen oder Behörden und stellt die individuell am besten geeigneten Druckgeräte und Verbrauchsmaterialien zur Verfügung. Mit TC Rating hat TOPCART darüber hinaus ein im Markt einzigartiges System zur Bewertung von Laserdruckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten etabliert, das eine herstellerunabhängige Performanceanalyse des Druckerparks ermöglicht. Und mit dem Service „save per page“ übernimmt TOPCART unter anderem den gesamten Support, stellt kostenlos Ersatz- und Verschleißteile zur Verfügung und gibt eine Art Lifetime-Garantie für bereits vorhandene Geräte. Insgesamt 6.000 Firmen zählt TOPCART heute zu seinen Kunden, von kleineren und mittleren Unternehmen bis hin zu Großkonzernen. Geschäftsführer ist Wolf Mayer.


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